Preise importieren

Wenn man viele Artikel hat, ist es einfacher, die Einkaufs- und Verkaufspreise der Artikel mittels einer csv-Datei in Business11 zu importieren.

Eigentlich bietet auch die Kachel „Preise“ eine Importfunktion. Leider findet die dort implementierte Importfunktion nicht die csv-Datei. Den Grund versuche ich noch herauszufinden. Stand 2.3.2019.

Laut Hilfe-Datei zum Thema Preise.Import lassen sich hier lediglich die Felder (Spalten) Artikel;Preisliste;Menge;Preis importieren. Diese Felder kann man jedoch auch im Programmteil Artikel gesondert importieren.

Man kann Preise auch mittels der Importfunktion in der Kachel „Artikel“ importieren. Die Importfunktion bietet Standardimport und Standardimport (Neu). Mit Standardimport (Neu) kann man Nettopreise und Bruttopreise importieren.

Man kann die Preise für mehrere Preislisten gleich zusammen mit den Artikelstammdaten importieren. Die Überschriften der Spalten für die Preislisten müssen nach dem Schema PL_xxx aufgebaut sein. Dabei steht xxx für den Namen der jeweiligen Preisliste. Beispiel:

Fett formatierte Spalten verwendete ich bereits. Grau formatierte Spalten dürfen wir nicht importieren, da wir Preislisten verwenden!

• Artikel (Dies ist die Artikelnummer)
• Artikelnummer2 (Dies ist die zweite Artikelnummer, falls vorhanden.)
• Bezeichnung (des Artikels)
• Bezeichnung_?? (??=gewünschtes Sprachkürzel, nur für Fremdsprachen, nicht für DE!)
• Zusatztext (als Textzeile ohne Formatierungen, Zeilenumbrüche erzeugt man durch eine Tilde ~.)
• Text_?? (??=gewünschtes Sprachkürzel, nur für Fremdsprachen, nicht für DE!)
• Preis (Netto)
• PreisMenge (für Mengenstaffeln)
• Einkaufspreis
• Währung (für den Preis, wenn keine Preisliste)
• WährungEinkauf (für den Einkaufspreis, wenn keine Preisliste)
• Richtpreis (Netto)
• Barcode
• Gewicht (vermutlich das Nettogewicht)
• Bruttogewicht (Dezimaltrennzeichen muss ein Punkt sein!)
• PGruppe (Produktegruppe; Fehlende Gruppen legt das Programm automatisch an)
• Lagerorte (mehrere durch Komma getrennt, Artikel wird dann fix diesem Lagerort zugewiesen)
• BuktoAID (Aufwandskonto als Buchungskontonummer)
• BuktoEID (Ertragskonto als Buchungskontonummer)
• EinheitID
• EinheitEinkaufID
• EinheitLagerID
• Bild
• ExterneDateien (mehrere Dateien müssen mit der Tilde (~) getrennt werden)
• Webshop (Ja|Nein)
• Preisliste (überschreibt die ausgewählte Preisliste, Preisliste muss bereits vorhanden sein)
• PL_xxx (Preis für eine bestimmte Preisliste (mit dem Namen xxx), Preisliste muss bereits vorhanden sein, mehrere Spalten sind möglich
• UrsprungslandID
• Lieferant (Adressnummer! Die Adresse muss vorhanden sein, der Lieferant wird zum Artikel angelegt)
• LieferantArtikelnummer (über diese Nummer kann auch der Artikel im Stamm gefunden werden!)
• LieferantBezeichnung
• LieferantEinheit
• LieferantPreis importiert in Verbindung mit der Spalte Lieferant den Preis in das Feld „Preis“ im Register „6 Lieferanten“ ► „1 Allgemein“. Dort darf jedoch kein Preis stehen, wenn man Preislisten verwendet, da andernfalls der Preislistenpreis nicht wirkt.
• LieferantPreisliste
• LieferantPreisDatum
• LieferantRabatt
• LieferantLieferzeit (in Tagen angeben)
• Standard (Ist der Lieferant der Standardlieferant? Ja|Nein)
• Zolltarifnummer

Hinweise:

• Preise lassen sich auf diesem Wege nur erstmalig für jede Preisliste PL_… importieren. Existiert für einen Artikel bereits ein Preis bspw. in der Preisliste EVP.Standard, so kann man diesen Preis nicht mittels der Spalte PL_EVP.Standard überschreiben. Das Programm bricht einen solchen Importversuch mit der Fehlermeldung „Sekundärschlüssel“ ab.
• Möchte man den Preis im Feld „Preis“ bei vielen Artikeln löschen, so importiert man mit der Spalte LieferantPreis den Wert 0 zusammen mit den Spalten Artikel und Lieferant hier im Programmteil „Artikel“. Wenn das Programm beim Import nach der Preisliste fragt, belässt man den Wert <keine Auswahl>, denn man möchte ja jene Preise löschen, die nicht in einer Preisliste stehen. Damit man bei diesem Import nicht eventuell vorhandene Einträge in den Feldern LieferantArtikelnummer und LieferantBezeichnung verliert, muss man diese Spalten ebenfalls mit importieren.

Preismengen (nach Mengen gestaffelte Preise) für mehrere Preislisten lassen sich auf diesem Wege nicht importieren, da die Mengen, ab denen bestimmte Preise gelten sollen, jeweils einem Artikel und einer Preisliste zugeordnet sein müssen. Deshalb kann man auf diesem Wege die Spalten „Preis“ und „Preismenge“ nur dann importieren, wenn man lediglich einen einzigen Verkaufspreis importieren möchte.

Zu bestehenden Artikeln kann man die Preise für eine Preisliste oder mehrere Preislisten nach folgendem Schema mittels einer csv-Datei importieren. Die Spalte „Preismenge“ gilt für Preisstaffeln. Dadurch gilt der Preis in der Spalte „Preis“ ab dieser Menge. In den Artikeldaten ► Preis erscheint der Wert „Preismenge“ dann im Feld „Ab Menge:“. Man kann die Preismenge auch weglassen. Dann steht in der Preisliste „0“ und der Preis gilt ab 1 Mengeneinheit (Stück, Meter, Kg …). Unklar ist noch, ob die Preismenge 1 zulässt, auch weniger zu verkaufen, also bspw. 0,5 Mengeneinheiten.

Achtung! Man sollte die Spalte „Preismenge“ nur dann verwenden, also eingeben oder importieren, wenn man wirklich andere Preise für andere Mengen beabsichtigt. Denn, falls ein Artikel bereits Preislisten mit Preismenge hat und man importiert (auch gleichartige) Preislisten mit einer anderen Preismenge, fügt das Programm diese Preisliste mit der anderen Preismenge zu den vorhandenen Preislisten. Damit wirken die Preislisten mit der anderen Preismenge, sobald man den Artikel mit ebendiesen Mengen fakturiert.

Achtung! Wenn man eine neu angelegte Preisliste importierte und der Preisfaktor nicht 1 bleiben soll, muss man anschließend unbedingt den Preisfaktor anpassen.

• Bei wenigen Artikeln kann man sich durch jedes Artikelstammblatt ►Register „Preise“ ►soeben importierte Preisliste klicken.
• Bei vielen Artikeln empfiehlt sich, die Preisfaktoren zu importieren. Das ist nicht sehr aufwändig, da man die soeben genutzte Preisliste verwenden kann. In dieser Preisliste muss man lediglich die Spaltenüberschriften ändern und den Preisfaktor 100 eingeben.

Die Preisliste EVP enthält Einzelverkaufspreise für Endverbraucher. Deshalb soll diese Preisliste Bruttopreise einschließlich Mehrwertsteuer enthalten. Es gibt 2 Wege zu funktionierenden Bruttopreisen.

1. Beim Standardimport füllt das Programm die importierten Bruttopreise auch in die Spalte Nettopreis. Damit das Programm richtig rechnet, muss man nach dem Importieren die Preisliste EVP im Programmteil Preislisten aufrufen. Dort wählt man im Feld Steuersatz irgendeinen anderen Wert, beispielsweise <steuerfrei> ►OK. Dann wählt man im Feld Preisänderung Nettopreise und bestätigt darunter das Ergebnis ►OK. Das wiederholt man nun mit dem Steuersatz 19% USt. Damit errechnet das Programm die Nettopreise aus den Bruttopreisen.
2. Der Standardimport (Neu) füllt die Spalten Nettopreis und Bruttopreis sofort richtig. Dazu muss man jedoch die Spalten der Importtabelle wie folgt beschriften:

Beim ersten Artikelimport möchte man auch die Einstandspreise (Gestehungspreise), zu denen die Artikel zurzeit lagern, importieren. Hierfür muss man die Spalte „Einkaufspreise“ nutzen. Diese lassen sich nur im Programmteil „Lagerbewegungen“ importieren. Die Importtabelle muss folgende Spalten in genau dieser Reihenfolge enthalten:

Datum;Lagerort;Artikelnummer;Menge;Einkaufspreis

• Die Einkaufspreise müssen Einzelpreise sein. Sie dürfen sich nicht auf 100 Stück oder Meter beziehen. Die Business11-Lagerbewertung berechnet den Warenwert (Menge x Einstandspreis) nur mit Einzelpreisen.
• Das Programm liest bis zu 6 Nachkommastellen ein. Man muss jedoch diese Nachkommastellen in der Excel-Datei durch entsprechende Formatierung anzeigen, damit Excel diese Nachkommastellen auch in der csv-Datei speichert.
• Die Mengen müssen als Dezimaltrennzeichen einen Punkt statt des hierzulande üblichen Kommas enthalten. Man kann die Kommas in Excel mit folgender Formel in Punkte umwandeln: =WECHSELN(A1;”,”;”.”)

Achtung:

1. Business11 liest solche Zeilen nicht ein, denen Werte in den Spalten Datum;Lagerort oder Menge fehlen! Man sollte die csv-Datei auf solche leeren Zellen unbedingt prüfen, indem man diese Spalten absteigend sortiert und dadurch am Ende der Spalten leere Zellen erkennt.
2. Der Import funktioniert nur, wenn die Artikel bereits einen Lagerort haben. Andernfalls erkennt das Programm die Artikel als nicht lagernd und importiert keine Mengen.
3. Lange Artikelnummern (bspw. 15-stellig), die nur aus Ziffern bestehen, muss man in ein Zahlenformat wandeln, das alle Stellen bewahrt, bei 15 Stellen also das Zahlenformat 000000000000000. Andernfalls wandelt Excel solche langen Zahlen in die wissenschaftliche Exponentialschreibweise, bspw. 1,23E + 10, sobald man die Datei im csv-Format speichert.
4. Die Mengenwerte dürfen keine 1.000er-Trennpunkte enthalten, da Excel diese in der csv-Datei beibehält. Business11 interpretiert diese Punkte als Dezimaltrennzeichen und importiert dadurch falsche Mengen.

Möchte man Preise eines weiteren Lieferanten zusammen mit dessen Artikelnummern, Artikelbezeichnungen und der Lieferzeit importieren, nutzt man besser die Importfunktion im Programmteil „Lieferanten“. Die importierbaren Daten beschreibt die Business11-Hilfe im Thema „Lieferanten.Import“.

Hier kann man jedoch folgende Felder nicht importieren:

• Preisfaktor muss man mittels SQL-Import importieren
• Preismenge muss man im Programmteil Artikel importieren.