Die Adressnummer vergibt das Programm normalerweise automatisch. Eine Ausnahme davon ist nur sinnvoll, wenn man Adressdaten aus einem anderen Programm importiert.

1. Möchte man die Adresse für einen Kunden anlegen, trägt man als Kundennummer die gleiche Nummer wie bei der Adressnummer ein.
2. Möchte man die Adresse für einen Lieferanten anlegen, trägt man die Kundennummer, die Saxotex beim Lieferanten hat, dort ein. Ist diese Kundennummer unbekannt, lässt man das Feld Kundennummer leer.
3. Wenn der Kunde zugleich Lieferant ist, gilt Punkt 2, denn auf unseren Rechnungen an Kunden steht die Adressnummer des Kunden als Kundennummer.

Wenn die Adresse gewerblich ist, wählt man stets „Firma ()“, auch wenn es ein Einzelunternehmer ist, der nur unter seinem Namen firmiert.

Wenn die Adresse gewerblich ist, schreibt man den Firmennamen, wie er

• im Unternehmensregister,
• im Gewerbeschein oder
• im Impressum der gewerblichen Internetseite steht.

Der unter 1. und 2. amtlich erklärte Firmenname erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Adresse authentisch ist, damit im Falle des Zahlungsverzugs ein Gerichtsvollzieher den Schuldner findet.

Wenn es die gewerblichen Adresse eines Einzelunternehmers ist, schreibt man dessen Vor- und Nachnamen in das Feld, denn ein Einzelunternehmer firmiert unter seinem Vor- und Nachnamen. Er kann auch einen zusätzlichen Begriff zu seinem Namen fügen.

Wenn es die Adresse eines Endverbrauchers ist, schreibt man in das Feld nur den Nachnamen.

Nur, wenn es die Adresse eines Endverbrauchers ist, schreibt man in das Feld den Vornamen.

Exkurs: Für jegliche Ansprechpartner von gewerblichen Kunden, legt man über die Kachel „Personen“ eine neue Person an. Dort verknüpft man diese Person als erstes mit der Adressnummer des gewerblichen Kunden.

Der hier gewählte Adresstyp dient lediglich dazu, die Adressenliste nach den hier verfügbaren Kriterien zu filtern, hat aber ansonsten keine Funktion im Programm. Die folgenden Typen gibt das Programm vor:

D=Debitor
K=Kreditor
A=Debi/Kredi
L=Lieferadresse
S=Sonstige
Z=Zugekauft

Weitere Adresstypen kann der Admin in der Registrierdatenbank, im Schlüssel Business.Adressen.Typen anlegen.

Sinn dieser Eingruppierung ist beispielsweise, wenn man an die dort festgelegten Gruppen Emails senden möchte, aber an die anderen Gruppen nicht.

Dieses Kästchen hakt man üblicherweise bei Endverbraucherkunden an. Damit druckt das Programm keine Netto- sondern nur Bruttopreise in die Belege. Da Firmen gegenüber Endverbraucher nur mit Bruttopreisen werben dürfen, sind Bruttopreise auf den Belegen für Endverbraucher übersichtlicher als Nettopreise.

Wenn die Adresse eine natürliche Person ist und absehbar ist, dass nur diese Person mit Saxotex kommunzieren wird, also bspw. bei Endverbrauchern, dann ist es sinnvoll, hier die Kontaktinformationen einzugeben. Ansonsten sollte man Personen stets extra als Datensatz im Register4 „Personen“ anlegen und dort ihre Kontaktinformationen eingeben. Derart angelegte Personen kann der Auftragsbearbeiter in den Belegen auswählen, so dass das Programm die Person auf den Belegen einträgt.

Fehlerquelle: Sind Emailadressen im Feld Kontakt und bei einer verknüpften Person eingetragen, sendet das Programm die Belege an die Emailadresse der verknüpften Person.