Die Business11-Hilfe nennt die Eingabefeldern auf den Belegen Kopfdaten. Deshalb steht in jedem Belegfenster oben links „Kopf…“.

Jede unserer Belegarten hat einen eigenen Nummernkreis. Jeder Nummernkreis beginnt mit einem oder zwei Buchstaben, die die Belegarten voneinander unterscheiden. Nach den Buchstaben folgen zwei Ziffern, die das Jahr, in dem der Beleg erstellt wurde, kennzeichnen:

• Angebot AN19….
• Auftrag AU19….
• …

Die beiden Ziffern für die Jahreszahl wechselt das Programm zum Jahreswechsel leider NICHT automatisch. Deshalb muss der Sachbearbeiter beim ersten Beleg eines Jahres manuell die neue Jahreszahl eingeben. Anschließend bleibt die Jahreszahl für alle Folgebelege erhalten. Diese Vorgehensweise gilt für jede Belegart.

Datum der Erstellung des Belegs

… gleicht normalerweise dem Belegdatum. Ausnahmen siehe B11-Hilfedatei.

… ist normalerweise die Rechnungsadresse, in Ausnahmefällen die Konzernadresse und auf Lieferscheinen die Lieferadresse.

… ist die bestellende oder anfragende Person. Ist diese Person bisher unbekannt, muss der Auftragsbearbeiter diese Person in den Adressdaten des Kunden anlegen. Dies kann er auch gleich über die rechts angeordnete Schaltfläche „Neu/Korr“ tun.

Möchte der Auftragsbearbeiter ausnahmsweise keine Person aus dem Personenstamm im Feld „Person“ auswählen, sondern einmalig eine Person eingeben, so kann er das Feld „Direkteingabe Person“ nutzen.

Solange wir dieses Muss-Feld für die Buchhaltung nicht sinnvoll nutzen können, tragen wir hier einen Querstrich ein. Dieser Eintrag bleibt in weiteren Belegen so lange erhalten, bis ein Bearbeiter etwas anderes einträgt oder einen Fixtext aus dem Drop-Down-Menü auswählt. Wir können für dieses Feld in der Registrierdatenbank Fixtexte anlegen, aus denen der Bearbeiter dann auswählen kann. Was in dem Feld „Beschreibung“ einträgt, erscheint NICHT auf den Belegen.

• Artikel fügt man mittels der Schaltfläche Artikel zum Beleg.
• Mit Betrag kann man einen Zuschlag für bspw. Mindermengen oder Abzug wie bspw. Rabatte einfügen. Siehe auch in der Programmhilfe: Betrag hinzufügen.
• Mit Titel, Total, Zwischentotal kann man Gruppen von Artikelpositionen erzeugen. Damit kann man bestimmte Artikel, bspw. Dienstleistungen und Hardware gruppieren und auch Zwischensummen für diese Gruppen erzeugen. Dies wünschen manche Kunden, damit sie den Beleg bei sich einfacher verarbeiten können. Siehe auch in der Programmhilfe: Zwischentotal.
• Mit Text kann man einen beliebigen Text zwischen die Artikelpositionen fügen.

Hier trägt das Programm das Datum, an dem der Bearbeiter den Beleg per Email versendet hat, ein. Wenn der Bearbeiter einen Beleg erneut per Email versenden möchte, muss er vorher das Datum aus diesem Feld löschen.

Hier muss der Bearbeiter die Auftragsnummer des Auftraggebers eintragen. Gibt es keine Auftragsnummer, soll der Bearbeiter einen der Begriff telefonisch, Email, Fax oder persönlich eintragen, damit man später weiß, ob und wenn ja, wo es ein Auftragsdokument gibt.

Hier muss der Bearbeiter das Datum, an dem der Auftrag bei Saxotex einging, eintragen. Es spielt keine Rolle,

• welches Datum auf dem Auftragsdokument des Auftraggebers steht,
• an welchem Datum der Bearbeiter den Auftrag erstellte oder bearbeitete!

Hier muss der Bearbeiter die Nummer, die Saxotex als Lieferant beim bestellenden Kunden hat, eintragen. Diese Nummer steht üblicherweise auf dem Auftragsdokument des Auftraggebers. Andernfalls lässt der Bearbeiter dieses Feld leer.